Статьи в справочнике помещены в алфавитном порядке. Если названием статьи является термин, имеющий один или несколько синонимов, они следуют за названием (Замковая гора Киселёвка, Флоровская гора).

Во избежание повторения одного и того же материала в родственных статьях и с целью дополнения связанных между собой в той или иной мере статей в справочнике применена система ссылок. Название статьи, на которую сделана ссылка, набирается курсивом. Поскольку слова, составляющие название статьи, повторяются в её тексте, они обозначаются начальными буквами (например, Январское вооружённое восстание 1918 —Я. в. в. 1918). Во избежание помещения подряд многих статей, начинающихся одним и тем же словом (например, «институт», «завод», «мучей», «театр»), в их названиях произведена инверсия — изменение обычного порядка слов (например, «Истории институт» — вместо «Институт истории»; «Оперы и балета театр» — вместо «Театр оперы и балета»; «Реле и автоматики завод» — вместо «Завод реле и автоматики»). Из тех же соображений в значительном количестве статей, которые должны начинаться словом «киевский», «киевская», «киевское», обозначающим территориальную принадлежность, это слово опущено. В тех случаях, когда слово «киевский» является составной частью собственного названия (например, газета «КиТвська правда», «Киевское юридическое общество»), оно включено в состав термина. В ряде случаев название учреждений дано согласно употребляемой официальной аббревиатуре (например, Гипроград — вместо Украинский государственный институт проектирования городов). С целью экономии места в справочнике применены условные обозначения и сокращения, список которых прилагается.

Даты в статьях и хронологической таблице до 1 февраля 1918 указаны по старому стилю; лишь в отдельных случаях — по новому и старому стилю.